Административный регламент

Документы / Регламент и стандарты услуг / Архивный фонд

18.10.2016

Административный регламент

Скачать документы

Российская Федерация

Брянская область

АДМИНИСТРАЦИЯ КЛИНЦОВСКОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 18.10.2016 г. № 961

г. Клинцы

О внесении дополнений в административный

регламент по предоставлению муниципальной

услуги «Оформление архивных справок,

исполнение запросов граждан и организаций

по документам архивных фондов»

В целях реализации Федерального закона от 1 декабря 2014 года № 419-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам социальной защиты инвалидов в связи с ратификацией Конвенции о правах инвалидов»

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Внести дополнения в административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Оформление архивных справок, исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов» утвержденный постановлением администрации Клинцовского района от28.10.2011года № 1108,а именно, раздел 1 «Общее положение» дополнить подразделом 1.10 «Требования к обеспечению доступности муниципальной услуги инвалидам» следующего содержания:

«1.10 Требования к обеспечению доступности муниципальной услуги инвалидам.

1.10.1 Инвалидам, включая инвалидов, использующих кресла-коляски, обеспечиваются:

условия для беспрепятственного доступа к зданию, в котором предоставляется услуга и предоставляемым в нем услугам;

возможность самостоятельного или с помощью сотрудников, предоставляющих услугу, передвижения по территории здания, входа в здание и выхода из него;

возможность посадки в транспортное средство и высадки из него перед входом в здание, в котором предоставляется услуга, в том числе с использованием кресла-коляски и при необходимости с помощью сотрудников, предоставляющих услугу;

сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи;

надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к муниципальной услуге с учетом ограничений их жизнедеятельности;

дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля, допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

оказание сотрудниками, предоставляющими услугу, иной необходимой инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению муниципальной услуги и использованию объектов наравне с другими лицами;

при необходимости оказание инвалидам помощи, необходимой для получения в доступной для них форме информации о правилах предоставления муниципальной

услуги, в том числе об оформлении необходимых для получения муниципальной услуги документов, о совершении ими других необходимых для получения муниципальной услуги действий;

обеспечение допуска на объект, в котором предоставляются услуги, или к месту предоставления услуги собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного по форме, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 22.06.2015 N 386н «Об утверждении формы документа, подтверждающего специальное обучение собаки-проводника, и порядкаеговыдачи»;
- обеспечение доступа инвалидов к иным помещениям: вестибюль, гардероб, санузлы, коридоры, буфет, читальные, выставочные (экспозиционные) залы и помещения, лифтовые; холлы;
- доступность звуковой информации для посетителей, использующих слуховые аппараты, путем оборудования залов обслуживания заявителей индукционной системой.
1.10.2. Кроме условий доступности муниципальной услуги, предусмотренных подпунктом 1.10.1, обеспечиваются:

размещение помещений, в которых предоставляется муниципальная услуга, преимущественно на нижних этажах здания;

оборудование на прилегающих к зданию, в котором предоставляется услуга территориях мест для парковки автотранспортных средств инвалидов.

оборудование зданий и помещений пандусами, специальными ограждениями и перилами, обеспечивающими беспрепятственное передвижение и разворот инвалидных колясок, размещение столов для инвалидов в стороне от входа с учетом беспрепятственного подъезда и поворота колясок.

— проведение инструктажа сотрудников, осуществляющих непосредственное взаимодействие с получателями услуги, по вопросам ознакомления инвалидов с размещением кабинетов, а также оказания им помощи в уяснении последовательности действий и маршрута передвижения при получении услуги.»

2. Разместить настоящее постановление на официальном сайте района www.klinrai.ru.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава администрации

Клинцовского района В.И.Савченко

Утвержден
постановлением администрации
Клинцовского района
от 18.10.2016г. № 961

Административный регламент по предоставлению
муниципальной услуги «Оформление архивных справок, исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов»

I. Общие положения

1.1.Наименование муниципальной услуги

1.1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Оформление архивных справок, исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов» (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности, качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами:
• Федеральным законом от 06.10.2003г. № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
• Федеральным законом от 22.10.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

1.3. Наименование структурного подразделения органа местного самоуправления, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу.

Исполнение муниципальной услуги осуществляется отделом организационно-контрольной и кадровой работы администрации Клинцовского района (далее – отдел).

1.4. Получатели муниципальной услуги: Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, их представители и доверенные лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

1.5. Описание результатов предоставления муниципальной услуги.

1.5.1. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- архивная справка, архивная выписка, архивная копия;
- уведомление о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса;
- отказ в рассмотрении запроса.
Процедура рассмотрения запроса завершается путем направления гражданину, организации результата рассмотрения запроса в письменной форме.

1.6. Перечень оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги либо отказа в предоставлении муниципальной услуги.

1.6.1. Критерии принятия решения об отказе в исполнении запроса:
- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос и
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (исключения составляют запросы, содержащие информацию о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим);
- запрос содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;
- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства (принимается решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос);
-от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;
-если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
1.6.2. Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя; недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью главы администрации Клинцовского района просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса.

1.7. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

1.7.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги снабжается соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств, должностей должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оснащается телефоном. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано:
- средствами пожаротушения, охранно-пожарной сигнализацией.

1.7.2. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютером и оргтехникой, позволяющих своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
1.7.3. Ответственным за предоставление муниципальной услуги, выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
1.7.4. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы.
1.7.5. Должностное лицо отдела обязано предложить гражданину воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного должностного лица.

1.8. Перечень необходимых для предоставления муниципальной услуги документов.

1.8.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (приложение 1) заявителя в адрес главы администрации, в том числе переданный по электронной почте.

1.8.2. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:
- сведения о заявителе, в том числе:
фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса:
- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса);
- в запросе о стаже работы, зарплате дополнительно указываются: название, ведомственная подчиненность организации, время работы, какую должность занимали;
- личную подпись и дату.
Для исполнения запроса могут быть запрошены дополнительные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (номера и даты организационно- распорядительных документов, копии листов трудовой книжки).
В случае необходимости заявитель лично прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы, либо их копии.

1.9. Требования к платности (бесплатности) предоставления муниципальной услуги. Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов, связанных с использованием архивных документов, является бесплатной муниципальной услугой.

1.10. Требования к обеспечению доступности муниципальной услуги инвалидам.

№-.1 Инвалидам, включая инвалидов, использующих кресла-коляски, обеспечиваются:

при необходимости оказание инвалидам помощи, необходимой для получения в доступной для них форме информации о правилах предоставления муниципальной услуги, в том числе об оформлении необходимых для получения муниципальной услуги документов, о совершении ими других необходимых для получения муниципальной услуги действий;

обеспечение допуска на объект, в котором предоставляются услуги, или к месту предоставления услуги собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного по форме, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 22.06.2015 N 386н «Об утверждении формы документа, подтверждающего специальное обучение собаки-проводника, и порядкаеговыдачи»;
- обеспечение доступа инвалидов к иным помещениям: вестибюль, гардероб, санузлы, коридоры, буфет, читальные, выставочные (экспозиционные) залы и помещения, лифтовые холлы;
- доступность звуковой информации для посетителей, использующих слуховые аппараты, путем оборудования залов обслуживания заявителей индукционной системой.

№. Кроме условий доступности муниципальной услуги, предусмотренных подпунктом №-.1, обеспечиваются:

II. Административные процедуры

2.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

2.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
- отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

2.1.1.1. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

2.1.1.1.1. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».
2.1.1.1.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
Архивные справки должны оформляться на бланке. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается специалистом и начальником отдела, заверяется печатью администрации района, на ней проставляется номер и дата составления.

2.1.1.1.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Идентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью специалиста и начальника отдела и печатью администрации района.
2.1.1.1.4. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью администрации и подписью специалиста отдела.
2.1.1.1.5. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. Ответ заверяется печатью.
2.1.1.1.6. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).
2.1.1.1.7. Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

2.1.1.2. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.
2.1.1.2.1. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются специалистом отдела на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.
2.1.1.2.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.
2.1.1.2.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
2.1.1.2.4. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
2.1.1.2.5. Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

III. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений.

3.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами положений административного регламента.

3.1.1. Контроль за своевременным предоставлением услуги осуществляет начальник отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации Клинцовского района.
Обязательному контролю исполнения подлежат поступившие, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:
- письма и обращения судов, прокуратуры;
- жалобы граждан.
Кроме того, все запросы, поступающие в Архив, ставятся на контроль. Срок исполнения – 30 дней со дня поступления.
Контрольные документы доводятся до исполнителя не позднее, чем на следующий рабочий день после регистрации запроса.
3.1.2. Должностные лица несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

3.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и предоставлением муниципальной услуги.

3.2.1. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2.2. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.
Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).
Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги на основании распоряжения администрации муниципального образования формируется комиссия.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Справка подписывается председателем комиссии.

3.3. Ответственность специалистов при предоставлении муниципальной услуги.

3.3.1. Должностные лица, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

-неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;
-действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;
-нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;
-принятие заведомо необоснованного незаконного решения;
-преследование граждан за критику;
-предоставление недостоверной информации;
-разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);
-сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.
Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
3.3.2. По фактам нарушений работниками настоящего административного регламента при исполнении полномочий главой администрации назначается служебная проверка.
3.3.3. При уходе в отпуск работник обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.
3.3.4. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностными лицами, возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги, глава администрации принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.

3.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги.

3.4.1. Осуществляется контроль за соблюдением порядка исполнения запросов граждан, организаций, проводится анализ содержания поступивших запросов, информация предоставляется начальнику отдела администрации Клинцовского района, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

IV. Порядок обжалования действий (бездействий) должностного лица, а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги.

4.1. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги.

4.1.1. Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к главе администрации муниципального образования.

4.1.2. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ заявителю. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

4.2. Порядок судебного обжалования.

4.2.1. Каждый заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) нарушены его права и свободы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Приложение 1

Запрос

архивной справки, архивной копии, архивной выписки

Главе администрации

Клинцовского района

Фамилия, имя, отчество (по паспорту) заявителя

Почтовый индекс, домашний адрес

Домашний, служебный (контактный) телефон

Прошу выдать справку о ______________________________________________

____________________________________________________________________________.

Ответ выдать на руки (по почте), (нужное подчеркнуть).

Дата подачи заявления

«____»____________20___г.

____________________(подпись)

Возврат к списку